För in sociala media i företagets internkommunikation

För in sociala media i företagets internkommunikation – skapa länkar istället för att e-posta!

Nyttja chatrummen och för fram den ”mörka materian” av information och kunskap som ligger låst i alla interna emails som hänger över oss! I sin föreläsning om effektivitet i den interna kommunikationen, och vår längtan efter delaktighet i processer mot gemensamma mål, talade Micke Krona, forskare i sociala media (Fil. dr. och universitetslektor i Medie- och kommunikationsvetenskap vid Malmö Högskola), bland annat om detta.

Det råder delade meningar om att använda sociala medier för att bygga den interna företagskulturen. Vilket även visade sig i en handuppräckning i början av föreläsningen. Uppskattningsvis 15-20% av åhörarna var intresserade och såg det som en möjlighet. Vilket hade vuxit till ungefär tre gånger så många i slutet av föreläsningen när Micke tydligt pekat på potentialen. Det vore spännande att se och höra vad som implementeras i fler företag efter Internet i Fokus dagen och Mickes föreläsning i synnerhet!

Idag lägger företag mycket uppmärksamhet på den personliga och mänskliga närvaron man skapar med kunderna på nätet. Hur många företag tittar även på hur den närvaron och sociala kompetensen skulle kunna se ut internt?

Ofta tas argument som rädslan för privat missbruk upp. Kanske kan det vara så att privat konsumtion av sociala medier på arbetstid inte är ett problem i sig, utan snarare ett symptom på bristande motvation inför sina arbetsuppgifter eller företagets vision. Så vad händer om den privata konsumtionen också är ett nätverkande som potentiellt bidrar till organisationen? Storleken på ett nätverk gör det starkt och styrkan ligger i att det inte måste bygga på direkta kontakter, utan också kan utgöras av andra- eller tredjehandskontakter.

Micke menar att i stället för motstånd till människors vanor och rädsla för att det skulle skada företagets effektivitet, så är vägen att gå i stället att fråga hur vi kan nyttja all den kraft, kunskap och önskan om att bidra, som finns där.

Det finns fortfarande inte så mycket forskning på området i Sverige, eller dokumenterad ROI, så de företag som ligger i framkanten använder många gånger trial-and-error för att hitta vilka kanaler som engagerar mest i organisationen.

I en studie på Mittuniversitetet deltog företag som redan implementerade sociala nätverk och medier i sin internkommunikation, bl.a. IBM, Electrolux, Securitas, SBAB, Wallenstam, Lindex, Umeå Energi, Kommunal, samt Toyota Industries Corporation.

Företagen och organisationerna hade infört sociala medier i den interna kommunikationen, bl.a. för att man ville stärka internkommunikationen (t.ex. minska e-postandet och hitta rätt kompetens snabbt), bygga organisationskulturen (t.ex. stärka gemenskapen och skapa mötesplatser), samt inspirera (man menade att slumpvisa upptäckter och slumpvisa möten kan leda till både innovation och nya affärer).

Studien syftade till att få kunskap om hur sociala medier används i den interna kommunikationen, vilka framgångsfaktorer som krävs för att lyckas, samt vilken nytta de skapar.
De tre vanligaste sätten att använda social internkommunikation var:
”Mina sidor” – för att hitta kontaktinformation om alla anställda i organisationen.
Diskussionsforum och virtuella möten.
Bloggar och microbloggar (bl.a. idégenereringsbloggar med valfri öppenhet).

Man upptäckte att istället för att vara åskådare så hade deltagarna börjat bli aktiva kreatörer i det sociala nätverket. Det största värdet som organisationerna själva såg var bl.a. att engagemanget ökade i organisationerna tack vare en bättre informations- och kunskapsspridning, där den samlade kunskapen gav mer exakta svar på de frågor man hade. Det blev lättare att kontakta varandra. Den ökade kunskapen om andras verksamhet underlättade samarbeten och kommunikation mellan olika avdelningar och utan hierarkiska eller geografiska hinder. Och innovationskapaciteten ökade genom att man därmed jobbade snabbare.
När man tittade på faktorer som bidrog till att de sociala medierna togs emot och började användas i organisationerna lyfte man bl.a. fram egennyttan som användaren hade av det sociala intranätet, skapandet av dialog och sociala kontakter, gästbloggare som lockade in fler medarbetare till aktivt deltagande, effektiva sökmotorer av den ökade informationen, samt att man lärde sig skapa länkar istället för e-post.

Man ansåg det också vikigt att titta över juridiska risker, säkerhet, sekretess, immaterialrätt och upphovsrätt i synnerhet i samband med informationsdelning på plattformar som inte drivs av den egna organisationen. Och att det samtidigt var viktigt att våga släppa så mycket information som möjligt fri, eftersom alla användare verkar i eget namn och risken för anonyma påhopp och ryktesspridning i det närmaste blir eliminerad.

Något som Internet i fokus moderator Teddy Landén tog upp till diskussion när han påstod att ”sociala medier är som en skolgård” under den efterföljande frågestunden med Micke Krona. Det syns vem som bidrar med kunskap och idéer, det syns vilka som stärker och lyfter upp, vilka som utvecklar vidare och det syns vilka som i stället försöker skydda och se om sitt hus. Det fungerar inte längre när det blir tydligare hur ett beteende stoppar företagets tillväxt och medarbetares möjligheter om man inte släpper prestigen och i stället samverkar. Det går snabbt att tappa sin ”coolhet”, intern konkurrens blir synliggjord och får inte samma grogrund som tidigare.

Micke Krona framhöll tydligt den möjliga vinsten och potentialen för företag som skapar störrre delaktighet i den interna kommunikationen. Jag samarbetar just nu på projektbasis med ett internationellt företag som har vuxit explosionsartat under de senaste 3 åren. De använder både extern och intern social media för att expandera sin verksamhet.

Företaget har inte ett bofast huvudkontor utan finns på resande fot med grundarna och ledningen, som har uppdrag globalt, samt en närmsta stab som består av en handfull personer, som också reser på olika håll. Utöver det är organisationen platt och finns utspridd över hela världen på 6 kontinenter med verksamma associates och medarbetare i de närmare 50 länder företaget nu erbjuder sina tjänster i.
Mycket av internkommunikationen sker genom olika Facebookgrupper, chattar och hangouts. En enorm kunskapsbas och expertis nyttjas mellan ledning och medarbetare och i många projektgrupper samtidigt, på flera kontinenter, med snabb interaktion över tidszonerna. Man har en tydligt förankrad vision som medarbetarna lätt förstår och relaterar till. Det stärker både företagets interna varumärke, medarbetarna som skapar en social gemenskap i ett globalt sammanhang, och företagets varumärke utåt.

Det är för mig ett tydligt exempel på vad sociala medier i internkommunikationen bidrar med när man nyttjar möjligheterna med kreativt och expansivt affärsskapande genom beteenden som är starkt förankrade i oss.

Micke Kronas föreläsning öppnade en dörr för stor nyfikenhet på framtiden. I stället för att gå emot och försöka stänga ute något som redan pågår, vad händer om vi simmar med i vågens riktning och undersöker hur den kan bidra till våra företag och organisationer? Vad mer blir möjligt då?

Ia Gustafsson

www.iagustafsson.se
www.vanmedkameran.se
www.abundanceentrepreneurs.com